Slow Living

Kunsten at gøre mindre: 8 måder at forenkle din opgaveliste

Bemærk: Denne artikel om kunsten at gøre mindre er af den bidragende forfatter, Tammy Strobel.

For nylig følte jeg mig overvældet af mine stadigt voksende to-do-lister på arbejdet. Når jeg begynder at føle mig overvældet - og begyndelsen af udbrændthed væver frem - ved jeg, at det er tid til at forenkle mine to-do-lister og sætte farten ned. Måske kan du relatere? I dag vil jeg dele syv måder, hvorpå jeg forenklede mine to-do-lister for større effektivitet. At gøre mindre betyder ændre vaner , omfavnende stille tid og bremse . Hvis du har opgaver, der føles overvældende, håber jeg, at disse ideer hjælper dig. Kunsten at gøre mindre: 7 måder at forenkle din opgaveliste

1. Hold din huskeliste kort

Med over 15 punkter på min to-do-liste blev den alt for lang, overvældende og en kilde til stress. At gøre mindre virkede umuligt. For at tackle dette gik jeg over fra papirlister til digitale noter i min Notes app . Da jeg arbejder med to kunder, opdelte jeg mine lister i to separate dokumenter. Endnu vigtigere, jeg forpligtede mig til at lave korte daglige lister. At afslutte 20 opgaver om dagen for hver af mine kunder er ikke muligt, men jeg kan udføre 3-4 opgaver om dagen.

2. Prøv The Eisenhower Matrix

At prioritere opgaver i henhold til deres deadline hjælper mig med at fokusere i løbet af dagen, og det er mindre sandsynligt, at jeg gør det trække tiden ud . Denne metode ligner et værktøj kaldet The Eisenhower Matrix. Team Asana forklaret, at dette værktøj er et opgavestyringsværktøj, der hjælper dig med at organisere og prioritere opgaver efter hastende og vigtighed. Ved at bruge værktøjet opdeler du dine opgaver i fire felter baseret på de opgaver, du skal udføre først, de opgaver, du planlægger til senere, de opgaver, du vil uddelegere, og de opgaver, du vil slette.

3. Bryd opgaver op i små trin

Typisk skriver jeg tre bevillingsforslag om måneden til min klient. Det er nyttigt at opdele hvert forslag i mindre trin, såsom færdiggørelse af organisationens beskrivelse i fortællingen eller udfylde udgiftsafsnittet i projektbudgettet. Ved at koncentrere sig om små opgaver hver dag er det mindre overvældende at gennemføre et tilskudsforslag – eller et hvilket som helst projekt. Når du gennemgår dine små trin, skal du sørge for, at de er små nok. Gør dem små nok, så du kan færdiggøre dem uden at udmatte dig selv.

4. At gøre mindre er nemmere med realistiske deadlines

At sætte realistiske deadlines er en måde, hvorpå jeg undgår stress og udbrændthed. Ellers ender jeg med for mange opgaver til at udføre på meget kort tidsramme. Også, hvis en deadline har en vis fleksibilitet, forsøger jeg at omfavne den; især når man samarbejder med et team.

5. Brug et digitalt værktøj eller en app

Jeg elsker papirplanlæggere og dagbøger. Papir er dog ikke altid befordrende for at få teamprojekter udført. Som jeg nævnte ovenfor, er jeg begyndt at bruge digitale to-do-lister og apps som Asana. Digitale værktøjer har fantastiske funktioner som påmindelser, notifikationer, og de synkroniseres på tværs af enheder. Værktøjerne hjælper mig også med at holde mig organiseret derhjemme og når jeg rejser.

6. Gennemgå og opdater to-do-lister regelmæssigt

Inden jeg starter på arbejde om morgenen, gennemgår jeg mine to-do-lister. Denne rutine involverer at fjerne og tilføje opgaver til mine lister og justere mine prioriteter efter behov. Regelmæssige anmeldelser af mine to-do-lister hjælper mig med at holde fokus, og jeg er mindre tilbøjelig til at gå glip af en deadline. Det er også vigtigt for mig at reflektere over, hvad der fungerer godt, og hvad der ikke fungerer godt. Jeg lærer altid nye ting, så regelmæssige refleksioner sætter mig i stand til at tilpasse min tilgang til personlige og arbejdsmæssige projekter.

7. Øv tidsblokering

Blokering af min tid i løbet af dagen hjalp mig sætte farten ned og focus on specific tasks. Here’s how I implement time blocking: I begin ved reviewing my to-do list, selecting a task, og dedicating a specific time period to work on it. For instance, when I’m writing an article, I usually allocate a 2-hour block for writing. Within this block, I write for 30 minutes, then I take a 5-minute movement break. I repeat this cycle until the 2-hour block is complete. This method keeps me alert og engaged in my work, og it’s been a great way to simplify my work life.

8. Prøv en ugentlig huskeliste i stedet for en daglig

Courtney Carver foreslår at lave en ugentlig huskeliste i stedet for en daglig. Hun siger, at vi overvurderer, hvad vi kan gøre på en dag, og at vi har en tendens til at sætte os bedre i gang, når vi tænker på vores gøremål i løbet af en uge. Hun foreslår også, at du nyder din tid, når dine gøremål er færdige i stedet for at tilføje flere ting til din liste hver uge. Det er sundt at hvile og slappe af.

Bonustip: Hold en færdigliste

Nogle gange slutter jeg min arbejdsdag med en følelse af, at jeg ikke har fået noget gjort. Logisk set ved jeg, at dette ikke er sandt. Jeg tjekker måske ikke alt af på min to-do-liste, men det ophæver ikke de fremskridt, jeg har gjort i løbet af dagen. For at redde denne følelse er jeg begyndt at holde en færdig liste. En færdig liste eller omvendt opgaveliste er en liste over ting, du opnår. Du vil måske opleve, at det virker bedre at skrive en færdig liste sidst på dagen, men min præference er at begynde at arbejde på en liste om morgenen og fortsætte med at tilføje den i løbet af dagen. Du kan starte med et blankt ark papir eller en ny note på din telefon og lave en indtastning, hver gang du udfører en opgave eller udfører noget - uanset hvor stort eller lille, siger forfatteren Nandini Maharaj .

At holde en færdig liste er en stemningsbooster, fordi det hjælper mig med at fejre mine præstationer som at løfte vægte, vaske tøj, flytte arbejdsprojekter fremad og meget mere.

Ressourcer til at hjælpe dig med at engagere dig i kunsten at gøre mindre.

Som Cal Newport sagde , Langsomt er bare bedre. Jeg tror også, at folk er klar til det. Prøv at inkorporere et eller to af de tips, jeg delte ovenfor, i din rutine. Det vil hjælpe dig med at sætte farten ned, gøre mindre, fejre dine præstationer og forenkle dine to-do-lister.