Redaktørens note: Dette er et gæsteindlæg fra Ethan Waldman fra Cloud Coach blog
ægløsningsdato for at forudsige forfaldsdato
Der er en falsk opfattelse af rod, som jeg gerne vil rydde op i: ideen om, at rod kun kan være fysiske objekter. Jeg tror på, at vi lever i det digitale rods tidsalder, og det er min mission at hjælpe dig med at undgå det.
Her er problemet
Det er nemt at løse det fysiske rod i vores liv, fordi det er overalt. Det fylder i vores skabe, hylder og soveværelser. Det dukker op på vores kreditkortregninger i form af nye køb, forsinkelsesgebyrer og abonnementer.
Fysisk rod i vores liv er gennemgående og forhindrer os i at være glade, få vores arbejde gjort og leve et mere tilfredsstillende liv. Websteder som AnimalSpiritual tjener et vigtigt formål: at bekæmpe den rodkultur, vi lever i.
Men jeg tror på, at der er en anden form for rod, en der er mindre synlig, men lige så udbredt: Digital rod.
Det er sværere at genkende digitalt rod
Problemet med digitalt rod er, at det er meget nemmere at børste til side. Fordi lagerplads er så billig og så frit tilgængelig, kan vi bare købe endnu en ekstern harddisk til og fortsætte med at gemme mere lort på den.
Cloud computing var i højsædet i år, og muligheden for at gemme dine dokumenter, billeder og musik online er en stor bekvemmelighed. Men det er også en anden mulighed for at gemme digitalt rod væk, hvor vi ikke vil se det hele tiden.
Enhver rodekspert vil fortælle dig, at selvom rod ikke stirrer dig i ansigtet, kan det tage en følelsesmæssig vejafgift på dig. Du kan stadig føle skyld forbundet med stakken af selvhjælpsbøger i dit skab, selvom du ikke har set på dem i 3 år.
Jeg tror, det samme gælder for digitalt rod. Bare udskift skabet, kælderen eller loftet med eksterne harddiske og skylager – rod er rod.
Hvor er Digital Clutter, når det er værst?
Der er mange områder, hvor digitalt rod kan være et problem, men det, jeg gerne vil fokusere på specifikt, er e-mail. E-mail-rod er værre end andre former for digitalt rod af en række årsager:
1. De fleste bruger e-mail hver dag
2. E-mail er kommunikationscenteret for vores virksomheder, sociale liv og relationer
3. Selvom vi muligvis interagerer mere socialt på twitter og facebook, får vi flest handlingspunkter via e-mail, så der er meget større sandsynlighed for, at beskeder hober sig op.
I tråd med temaet Vær mere med mindre, vil jeg gerne tilbyde nogle teknikker til, hvordan du kan reducere e-mail-rod, så du kan leve med mindre digitalt rod. Tænk på dette som forløberen for at udføre en e-mail-rodbuste.
Afmeld
Gå gennem din indbakke og se efter nyhedsbreve, salgsfremmende e-mails, shoppingmeddelelser osv. Åbn hver besked, og spørg dig selv, om denne e-mail virkelig tjener dig – kan du få disse oplysninger på en anden måde?
Hvis ja, så overvej at afmelde dig. Afmeld dig fra så mange lister du kan. En anden måde at skære ned på er at slå e-mail-meddelelser fra Facebook, Twitter og LinkedIn fra. Hvorfor skal du have en e-mail, hver gang du får en ny følger? Ved at reducere disse automatiske beskeder kan du reducere mængden af støj i din e-mail. På den måde er det faktisk vigtigt, hvad der faktisk ender i din indbakke.
Jeg går nærmere ind på denne proces i den gratis E-mail Ninja Kit ressource, herunder foreslåede søgetermer og hvordan man hurtigt afmelder sig.
Send mindre e-mail
En måde at skære ned på mængden af e-mail, du modtager, er at reducere mængden af e-mail, du sender. For mig betyder det, at du aldrig skal svare på alle. At besvare alle en e-mail er en sikker garanti for, at du vil modtage et eksponentielt antal e-mails til gengæld - e-mails, som du bliver nødt til at sortere igennem for at finde handlingspunkter eller vigtige oplysninger.
Inden jeg sender en e-mail, spørger jeg mig selv, om dette kunne være bedre tjent med et hurtigt telefonopkald eller sms. På en måde udsætter det at sende en e-mail bare en samtale, som du kunne have lige nu.
Når du ikke har andre muligheder end at sende en e-mail, skal du holde den kort og præcis. Du vil sandsynligvis få noget kort og præcist til gengæld. Hvis du skriver en roman, skal du ikke forvente et kortfattet svar.
Organisere
Et råd, som jeg giver alle mine kunder, er, at organisationen ikke starter, når der først er rod. Når du starter et nyt projekt eller korrespondance, der kommer til at generere en masse e-mails, skal du oprette en mappe eller etiket for det pågældende projekt med det samme – vent ikke, indtil du har 5 eller 10 beskeder, der flyder rundt, før du opretter et hjem til dem.
Hvis du har Gmail, kan du endda automatisere hele denne organisationsproces, så du ikke længere manuelt skal arkivere e-mails i deres relevante mapper (mere om dette i Email Ninja Kit).
Du kan beslutte dig for at blive begravet
At blive konstant begravet i e-mail er et valg – ikke en lidelse. Ved at erkende, at dine nuværende metoder og handlinger bidrager til det digitale rod i dit liv og tage nye teknikker i brug, kan du bevæge dig mod et liv med mindre digitalt rod.
Hvordan påvirker digitalt rod fra e-mail din produktivitet? Din virksomhed? Dit liv? Fortæl os det i kommentarerne.
Ethan Waldman hjælper folk med at leve og arbejde i harmoni med teknologien på Cloud Coach blog . Lige nu bruger mange mennesker hans gratis E-mail Ninja Kit at befri sig selv fra e-mail-helvede.